Даже в случае, если вы внимательно изучали архивное законодательство, котрое регламентирует порядок осуществления архивной обработки, а также тщательно разузнали у коллег и знакомых, то с большой долей вероятности можно сказать, что без определенного опыта казусов и ошибок вряд ли вам удастся избежать. Компания СРТ предлагает рассмотреть несколько случаев и собственной практики работы с документами как частных фирм так и государственных организаций.

Определение сроков хранения.

Невзирая на то, что существуют типовые утвержденные перечни документов, которые образуются в ходе деятельности организаций, и разработаны специальные онлайн-сервисы, которые помогают определять сроки хранения документов, очень часто отнести нужный документ к конкретному виду, в зависимости от срока хранения, оказывается очень сложно.

Существуют документы, которые до сих не входят не в один список основного перечня документов. В СССР такие проблемы решали при помощи введения системы отраслевых перечней. И даже сегодня специалистам архивной компании приходится обращаться к таким перечням документов  для установления срока хранения отдельных документов, причем простым работникам других организаций получить доступ к  такого рода перечням достаточно сложно. Например, многие кредитные фирмы во время архивной обработки к великому удивлению обнаруживают, что на сегодня нет соответствующего перечня документов, по которому их можно классифицировать. В архивных компаниях с большим опытом такая проблема решается на законных основаниях, но для этого архивным работникам приходится изучать множество нормативно-правовых актов и в случае необходимости подключать к работе других специалистов.

Кроме того, возможна ошибка, связанная с незнанием нюансов хранения некоторых видов документов, которых сроки хранения установлены законодательно в перечнях. Часто при определении срока хранения договоров просто забывают о том, что он определяется с учетом срока действия договора. Например, ипотечный договор может храниться не 5 лет, а целых 30 лет из расчета: 5 лет хранения договора + 25 лет ипотеки. При судебном разбирательстве или проверке со стороны проверяющих органов отсутствие важного документа может привести к очень неприятным последствиям для компании. Пострадавшими могут оказаться и работники организации. Архивная обработка документов по личному составу предполагает, что табель учета рабочего времени должен храниться 1 год. Если дело касается вредного производства, то табель нужно сохранять на протяжении 75 лет. В результате неправильного определения срока хранения документа табели могут быть уничтожены, а работники могут остаться без значительной прибавки к пенсии в будущем.

Описание и оформление дел.

Нумерация всех листов дел и составление объемной описи и в результате у вас -  мастерская декоративно-прикладного искусства с оформлением обложек и переплетными работами. При таких раскладах приходится отвлекаться от выполнения прямых обязанностей, работать сверхурочно, или обращаться за помощью к специализированной компании. От того, как качественно и грамотно выполнены описания и оформление дел, в дальнейшем зависит оперативность и удобство работы с документацией (копирование, поиск, сканирование и др.).