В этой статье мы еще раз напомним основные моменты по архивному хранению документов. А именно остановимся на том, когда документы пора передавать в архив.

Какие нормативные акты следует использовать при работе с документами при условии сотрудничества с архивной компанией? Уполномочены ли специалисты государственного  архива посещать предприятия в целях сортировки, отбора и классификации документов, составлять описи и требовать под ними подпись руководителя? Именно на эти вопросы мы попытаемся ответить в этой статье.

Основным документом, который определяет сроки хранения документов, на сегодняшний день есть Перечень типовых документов, который утвержден  приказом Главного архивного управления при Каб. Мин. Украины от 20.07.98 г. № 41 (П № 41). Этиме перечнем должны пользоваться предприятия всех видов деятельности и форм собственности.

сроки хранения, которые указаны в П№41 для документов документов являются минимальными и их нельзя сокращать. Напротив, максимальные сроки Перечнем не определены, поэтому в случае необходимости предприятия могут существенно продлевать сроки хранения документов. В соответствии с пунктом 2.9 П № 41 отсчет срока хранения документов начинается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства. Таким образом, определение срока хранения дел, работу с которыми завершили в 2013 году, начнется с 1 января 2014 года.

Если вы определяете минимальные сроки хранения документов, то нужно обращать внимание на отметки и примечания П№ 41. В  п. 2.12 этого перечня отметка «пока не отпадет необходимость» значит, что документы имеют продолжительное практическое значение и срок их хранения предприятие должно определяеть самостоятельно. Такие примечания, как «после утверждения», «после ввода объекта в эксплуатацию»,  «после окончания строка действия договора», «после замены на новые» и т. п., определяют то, что именно с этого момента нужно начинать отсчет срока архивного хранения документов.

Важно помнить, что для документов бухгалтерии (обработанной отчетности, первичной документации, регистров) согласно п. 3 ст. 8 Закона Украины «О бух. учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.96 г. № 996-XIV, этот срок не может быть меньше 3-х лет. Бухгалтерские и финансовые документы могут подготовлены к уничтожению после окончания срока хранения лишь при условии окончания комплексной проверки налоговой службы.

Следуя п. 3.6 Перечня № 41 уничтожение документов, у которых истек срок хранения, и которые не нужно обязательно сдавать в архив, должно быть согласовано с госархивом. государственным архивным учреждением.

Однако документы коммунальных и государственных организаций подлежат обязательной передаче на постоянное хранение. Организации другой формы собственности передают документы на архивное хранение на основании договора между предприятием и архивным учреждением. Как правило, это происходит, если у предприятия нет своего архивного отдела. Обязательно передаются в архив документы, которые имеют культурную или историческую ценность, а также документы с постоянным сроком хранения, в независимости от того, кто их собственник. 

Мы гарантируем, что сотрудничество с профессиональными архивариусами компании СРТ-Архив лишит вас забот о хранении и уничтожении документов. Мы обеспечим соблюдение всех законодательных актов. Ваши документы в надежных руках