Продолжаем знакомить читателей нашего сайта с основными моментами и правилами архивного хранения документов. Документы, которые не имеют исторической ценности и постоянных сроков хранения, можно уничтожить с соблюдением процедур действующего законодательства. Обязательным является составление акта на уничтожение документов, который необходимо согласовать с той архивной компанией, которая вас обслуживает.

Согласно Закону от Архивном Фонде для оценивания важности документов на предприятии должна быть создана комиссия экспертов на постоянной основе. Экспертная комиссия, проводя свою деятельность, должна соблюдать требования Положения об экспертной комиссии, предприятий, учреждений, организаций, объединений граждан, а также религиозных организаций и организаций частной формы собственности. Это положение под номером 64 было утверждено Государственным комитетом архивов 30.04.2003 года. Состав такой экспертной комиссии утверждает руководство предприятия или организации приказом или распоряжением. Таким образом, эта комиссия должна решать какие документы подлежит уничтожить, а какие передать в архив. В этом выборе определяющим фактором является практическая значимость документов. Согласно статье №13 Закона об Архивном Фонде, архивные отделы горсоветов, государственные архивные учреждения могут физическим и юридическим лицам, у которых есть документы Национального архивного фонда помощь, согласно выделенным для этого ассигнованиям в улучшении их хранения, реставрации. А также по просьбе владельце документов принимать такие документы на постоянное или временное хранение. НАФ – это документ национального архивного фонда, культурная ценность которого подтверждена соответствующей экспертизой. Документы, которые находятся в негосударственной собственности, могут быть переданы на постоянное хранение, вплоть до передачи прав собственности. Основанием для такого хранения может быть только соответствующий договор.

Документы НАФ находятся под особым контролем и в случае их утери предусмотрена административная ответственность. Вплоть до того, что за порчу, небрежное хранение, сокрытие, уничтожение, незаконную передачу документов третьим лицам предусмотрены вполне конкретные штрафы от 5 до 10 необлагаемые минимумов доходов граждан. Если на предприятии созданы специальные подразделения для хранения таких документов, либо же они хранятся в архивной компании, которая обслуживает организацию, то государственные архивные органы осуществляют контроль за хранением документов НАФ.

Важно помнить, что работник архивного государственного учреждения не имеет права самостоятельно явиться на предприятие с проверкой. Такой работник по решению руководства предприятия или организации может быть лишь включен в состав экспертной комиссии. Лучшее решение – это заключить договор с архивной компанией на оказание платных услуг. Это дает гарантию надежного и профессионального подхода к архивному хранению документов и убережет от тех неприятностей, которые могут быть связаны с нарушением законодательства по причине непрофессионализма.